El arte de la revisión semanal

  

Cuidando nuestro bienestar.

Cada vez más, jóvenes y adultos valoran su bienestar acudiendo a los gimnasios. Allí, ellos son capaces de establecer  rutinas para lograr una mejor condición física. Los podemos encontrar en la mañana, en la tarde o en la noche, en trotadoras, en elípticas o en pesas. Y aunque no pronuncien palabra alguna, uno puede escuchar en el aire…el esfuerzo vale la pena.Algo similar ocurre en el arte de la efectividad personal. Cada vez más jóvenes y adultos valoran el bienestar de conciencia, asumiendo una serie de rutinas para dejar el estrés de una vida sin control, cultivando los propios objetivos en las diversas áreas de responsabilidad. Es que el arte del buen vivir es exigente, se aprende y se entrena. Y lo más importante, el esfuerzo si vale la pena.

La necesidad 

La vida en su día a día fluye con fuerza. Las olas de información no cesan. A penas  cerramos un compromiso, estamos  abriendo otro luego. Cuando destinamos  grandes energías a un objetivo descuidamos otros que pronto nos harán  sus reclamos.  Si respondemos a todos nuestros correos al poco andar, nuestra bandeja nuevamente esta inundándose de mensajes. Y cuando aparentemente tenemos el control de las cosas, el entorno cambia y nuevamente estamos tensionados. Es que el día a día nos da mas oportunidades y desafíos de los que podemos aprovechar. Nuestras jornadas son demasiada cortas para hacer aquello que deberíamos o querríamos hacer. Por lo tanto, es importante no perderse en el bosque, no olvidar la propia ruta y escuchar el GPS interior. Para esto, nuestros antepasados hablaban de los exámenes de conciencia y nosotros hablamos de la revisión semanal.

Una rutina fortificante
En el arte de la organización con eficacia a través con GTD existe una rutina que es difícil de implementar pero que resulta clave a la hora de tomarse en serio esto de vaciar la mente. Se trata de la revisión semanal. Se trata de detenernos, de toma una pausa y alimentar el sentido y el propósito,de las cosas que hacemos y de aquellas que deseamos hacer. 

Esta rutina puede tomar de treinta minutos hasta un par de horas dependiendo de tu nivel de productividad. Si no estas familiarizado con esta práctica te  puede parecer exagerado. Sin embargo, al ejercitarte, te darás cuenta que el tiempo dedicado para sanar del estrés cotidiano, recuperando el control del trabajo,  de los proyectos familiares y de la propia espiritualidad es un esfuerzo que vale la pena de verdad.

Qué hacer en una revisión semanal
Dependiendo del propio estilo personal, en una revisión semanal se pueden hacer muchas cosas.    Escribir todas las preocupaciones que están en la mente, vaciar todas las bandejas de correo, revisar la libreta de apuntes, recoger la factura y cuentas por pagar, revisar el calendario, la lista de acciones de la semana, el estado de los proyectos. Y por sobre todo definir la orientación y sentido de la próxima semana a realizar. 

Para profundizar más en el tema te recomiendo seguir leyendo a los expertos.

La revisión semanal.
Cómo se hace la revisión semanal.
Creando un Checklist para tu revisión semanal
La guía definitiva para la revisión semanal

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El arte de la revisión semanal

Productividad en 5 pasos

Muchas veces me pasa que cuando trato de explicar la metodología de productividad GTD las personas me queda mirando con extrañeza. ¿de que se trata eso?

Bueno, GTD se trata De un método para todas las cosas que queremos hacer. Su originalidad reside en la de creación de un sistema confiable de cosas por hacer fuera de nuestra cabeza. De este modo, nos organizarno para que las cosas fluyan en todas las áreas de responsabilidad: laboral y familiar, por nombrar algunas. Así nos liberarnos del estrés y nuestra nivel de efectividad y realización se incrementa.

Se trata de aprender a surfear en las olas de información, de pedidos y compromisos para llevar la propia vida a los objetivos que nos hemos planteado.

Lo anterior es la definición poética. Pero encontré una imagen práctica que vale más que 1000 palabras. Josep María  Martínez, en el Blog Productividad y GTD nos presenta los 5 pasos de esta metodología.

Se las comparto. GTD en 5 pasos
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Tus hábitos hacen la diferencia

crear hábitos

Ser  productivo no es cosa de herramientas ni de modas. Ser eficiente es ante todo un asunto de  hábitos y de estilo de vida.

Si un niño cree que por usar la camisita de su futbolista favorito va adquirir sus virtudes una vez que comience a jugar fútbol… estará en un grave error. Tal vez si entrena y se apasiona como su héroe deportivo podrá imitarlo e incluso llegar mucho más lejos.

En materia de productividad nos puede pasar algo similar. Podemos creer que por usar la última aplicación en productividad descargada en nuestro teléfono, o en nuestro tablet las cosas van a ir de maravilla. Gran error. El entusiasmo inicial no es suficiente.  Ante todo, cuando uno comienza una nueva práctica  se necesita un propósito fuerte,  mucha repetición y entrenamiento para perseverar hasta  adquirir un hábito. O lo que es lo mismo, se necesita tiempo hasta llegar a realizar una nueva acción casi sin esfuerzo consciente.

La metodogía de productividad GTD es un medio. Las aplicaciones digitales son un medio, la libreta y el lápiz son un medio. Tus hábitos hacen  la diferencia. Puedes registrar un tu sistema de trabajo (de papel y lápiz o en tu teléfono inteligente) muchas cosas… pero si no las revisas, no sirve de nada. Puedes revisar y ordenar en tu sistema  las próximas acciones… pero si no las consideras a la hora de tomar una decisión sobre lo que vas  a hacer, de nada te sirve.

Si el hábito básico de productividad es no guardar nada en la cabeza, tendremos que registrar, registrar y registrar. Pero ¿hasta cuando? Hasta cuando no nos demos cuenta que estamos registrando todo lo que emerge en nuestra mente y conlleva una acción.

Si el hábito es tomar decisiones de lo que voy a hacer de acuerdo al contexto que tengo, tendremos que procesar, procesar y procesar. Hasta que mantener actualizado nuestro sistema sea una necesidad instintiva como tomar agua cuando tenemos sed.

La invitación es a no desistir, a clarificar propósitos y practicar, practicar, practicar.

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Tus Proyectos

En la metodología GTD, proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción para ser completado.

A continuación responde una breve encuesta de proyectos que en la actualidad tengas abiertos.

¿Cuál es el número adecuado de proyectos para una  persona? Esta es una pregunta que puede tener muchas respuestas. Pero más que la cantidad lo relevante es la capacidad de trabajo para procesar y gestionar diversas iniciativas.

(Inspirado en imagen de Jeroen Sangers)

Por lo anterior, un proyecto se genera en el deseo de obtener un resultado. Algunos Ejemplos, quiero cambiar el automóvil, voy a preparar un reporte, vamos a celebrar el cumpleaños de nuestro hijo el fin de semana, voy a preparar mis clases para mis alumnos, etc.

En segundo lugar, con una lluvia de ideas podemos generar un repertorio de acciones a tener presente.

Por último y clave, es determina cual es la acción siguiente.

De este modo nuestra creatividad y nuestra praxis nos permiten avanzar en mayores niveles de productividad y satisfacción personal

Tus Proyectos

Las Trampas del Correo Electrónico

tela de araña
Del mismo modo, como las arañas tejen sus redes de modo casi invisible para atrapar a sus presas, el correo electrónico tienes sus hilos invisibles que te pueden atrapar sin dejar avanzar en aquello que realmente quieres o debes hacer.
Para evitar ser capturado por el estrés de los múltiples requerimientos que nos llegan por los correos.  Para no perderse en el cúmulo de información que nos llegan en un sin fin de mensajes. Para evitar llegar al fin del día con la sensación que te has movido como loco pero aun no has hecho nada, la metodología Getting Things Done (GTD), traducida como Organización Eficaz,  es una herramienta poderosa que te ayuda a tener el control de tus bandejas de entradas manteniendo en curso tu agenda.
TRAMPAS
Veamos cuales son algunas de las trampas invisible más comunes en el uso del correo electrónico.
  1. Llegar a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es ver tu bandeja de entrada y responder tus  correos.
  2. Tener a la vista tus correos electrónicos y organizar tu tiempo de trabajo  de acuerdo a sus requerimientos.
  3. Revisar la bandeja de correos muchas veces durante el día.
  4. Dado que tienes un gran número de mensajes sin responder,  sólo procesas los correos que están encima.
  5. Leer todos los correos de la bandeja de entrada sin registrar lo que vas a hacer con ellos.
El CORREO
El Correo nos transmite muchas cosas:   información,  peticiones, reclamos, ofrecimientos, información y diversas conversaciones de nuestro equipo de trabajo, familiares o asuntos personales.
Esta información por si misma sobrepasa nuestra disponibilidad de tiempo. Por ende, si nos dejamos atrapar por la tentación de responder en el momento uno por uno los mensajes, lo más probable es que después de un bloque de tiempo no lleguemos a revisarlos todos y puede suceder que un correo crítico para una decisión no sea procesado dejándonos en incumplimiento.
Por otra parte, si queremos ser eficiente en mantener en cero nuestra bandeja, lo más probable es que no avanzaremos con energía en un proyecto o tarea que requiera nuestra dedicación.
LA SALIDA.
 Por lo anterior, resulta adecuado una lectura a cada correo , teniendo un par de preguntas guías:  ¿de que se trata? ¿debo hacer algo con esto?
  • Si no debemos hacer algo con el correo… a la basura.
  • Si es información de una conversación donde participo se guarda.
  • Si el correo tiene información de referencia, tales como archivos en word, excel u otro formato, se archiva en mi sistema de carpetas.
  • Si debo hacer algo con el correo. Acciones tales como llamar, pedir más información, interactuar con otras personas… etc. Debo registrar esas acciones  en algún sistema para luego procesarla. Mi sistema puede ser papel y lápiz en una libreta o una aplicación vinculada directamente a mi correo. Pero lo importante es registrar.

Una vez que hemos procesado todos los mensajes, teniendo una visión global, procesamos estos requerimientos que se suman a los que ya tengo en mi sistema de trabajo. De este modo,  podremos decidir con mayor claridad cuales van a ser las próximas acciones que vamos a realizar.

En mi caso, con este procedimiento, proceso mis correos unas tres o cuatro veces al día. Y si algo es muy importante,  las personas llaman o me visitan.

LA EXCEPCIÓN
 Ahora bien, este procedimiento  tiene una excepción: la regla de los dos minutos, David Allen sostiene que si hay una tarea que se puede despachar en menos de dos minutos.. ¡ Hazla inmediatamente! Esto, porque resulta más eficiente su gestión inmediata que postergar la tarea para un segundo momento. Aquí postergar significa una mayor   cantidad de tiempo y energía. Por lo tanto es ineficiente. Ejemplo, si el correo es el cumplimento de una tarea que tu solicitaste, basta escribir gracias. Si alguien te envía una citación, basta agendarla y listo. Si alguien adjunta información importante de un proyecto basta archivarla y “registrar analizar documentos”.
Con este simple procedimiento, sumado a una práctica constante tu tiempo de trabajo puede ser mucho más productivo y tu nivel de control sobre lo que pasa a tu alrededor se incrementa.
Las Trampas del Correo Electrónico

Libérate del estrés

Estrés 
Cambia tu modo de hacer las cosas
“Quien tiene un porque, casi siempre encontrará el como”
(Nietzsche)
Considerando que somos muchos los que tenemos un trabajo con múltiples tareas y reuniones, con un sin fin de peticiones, compromisos y proyecto. Además  como si fuera poco, hacemos diversos ofrecimientos  a compañeros y otras personas. En fin una agenda que supera el tiempo real disponible.
Para quienes no tienen un método de productividad personal, todo lo anterior, suele estresar bastante. Y esto lo notamos, en personas que andan corriendo de un lado a otro. Lo notamos en personas que llegan a su hogar y siguen pensando en el trabajo. Incluso no duermen  bien, o despiertan pensando en algo pendiente del trabajo.
Lo notamos en personas cansadas mentalmente, con poca energía disponible.
Si complicamos más el problema de carencia de método de productividad personal, digamos que lo laboral es sólo una dimensión. La vida familiar tiene requerimientos, compromisos y tareas que se suman a nuestra lista anterior de cosas por hacer.
Por lo anterior, no resulta extraño que el estrés sea un sentimiento común en nuestro tiempo. No resulta extraño que los grados de cumplimiento de compromisos no sean los mejores y que el estar pensando constantemente en aquello que es importante y se nos esta olvidando sea más común de lo que creemos.
Un observador curioso de estos fenómenos, David Allén,  elaboró un método para favorecer la productividad personal y lo llamó “Getting Things Done”( GTD ), cuya traducción sería algo así como “hacer las cosas” o como organizar tu sistema de trabajo.
El mérito de este método, es que permite tanto el incremento del  control de tareas como el cultivo de los objetivos personales descargando la mente de un sin fin de cosas que conllevan cuotas de estrés.
La premisa básica de GTD se encuentra en la comprensión de la memoria de corto plazo. Nuestro cerebro esta hecho para recordar entre 5 y 9 cosas al mismo tiempo. Por lo tanto, si confeccionamos una lista de cosas por hacer y superamos este número, podemos decir que esta metodología nos puede ayudar.
La segunda premisa, es que para ser productivos hemos de vaciar nuestra mente generando un sistema confiable en nuestro exterior. En otras palabras, la mente esta hecha para producir ideas y no para almacenarlas. Para eso, es bueno tener una libreta y un lápiz o una buena aplicación.
El practicar esta metodología implica un nuevo hábito que requiere perseverancia, perseverancia y perseverancia. Esto porque aprender algo nuevo puede resultar interesante pero desaprender algo antigüo es muy difícil. Y para quienes tenemos más de 15 años, un nuevo hábito es virtud y conquista antes que un don o carisma.
La metodología GTD es recomendada para todos quienes están superados entre lo que tienen que hacer y lo  que pueden hacer día a día. Para quienes viven en carne propia las virtudes y complejidades de participar en redes de compromisos. Para quienes tienen sueños y aspiraciones y quieren vivir el presente intensamente.
Libérate del estrés