Tus Proyectos

En la metodología GTD, proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción para ser completado.

A continuación responde una breve encuesta de proyectos que en la actualidad tengas abiertos.

¿Cuál es el número adecuado de proyectos para una  persona? Esta es una pregunta que puede tener muchas respuestas. Pero más que la cantidad lo relevante es la capacidad de trabajo para procesar y gestionar diversas iniciativas.

(Inspirado en imagen de Jeroen Sangers)

Por lo anterior, un proyecto se genera en el deseo de obtener un resultado. Algunos Ejemplos, quiero cambiar el automóvil, voy a preparar un reporte, vamos a celebrar el cumpleaños de nuestro hijo el fin de semana, voy a preparar mis clases para mis alumnos, etc.

En segundo lugar, con una lluvia de ideas podemos generar un repertorio de acciones a tener presente.

Por último y clave, es determina cual es la acción siguiente.

De este modo nuestra creatividad y nuestra praxis nos permiten avanzar en mayores niveles de productividad y satisfacción personal

Tus Proyectos

Las Trampas del Correo Electrónico

tela de araña
Del mismo modo, como las arañas tejen sus redes de modo casi invisible para atrapar a sus presas, el correo electrónico tienes sus hilos invisibles que te pueden atrapar sin dejar avanzar en aquello que realmente quieres o debes hacer.
Para evitar ser capturado por el estrés de los múltiples requerimientos que nos llegan por los correos.  Para no perderse en el cúmulo de información que nos llegan en un sin fin de mensajes. Para evitar llegar al fin del día con la sensación que te has movido como loco pero aun no has hecho nada, la metodología Getting Things Done (GTD), traducida como Organización Eficaz,  es una herramienta poderosa que te ayuda a tener el control de tus bandejas de entradas manteniendo en curso tu agenda.
TRAMPAS
Veamos cuales son algunas de las trampas invisible más comunes en el uso del correo electrónico.
  1. Llegar a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es ver tu bandeja de entrada y responder tus  correos.
  2. Tener a la vista tus correos electrónicos y organizar tu tiempo de trabajo  de acuerdo a sus requerimientos.
  3. Revisar la bandeja de correos muchas veces durante el día.
  4. Dado que tienes un gran número de mensajes sin responder,  sólo procesas los correos que están encima.
  5. Leer todos los correos de la bandeja de entrada sin registrar lo que vas a hacer con ellos.
El CORREO
El Correo nos transmite muchas cosas:   información,  peticiones, reclamos, ofrecimientos, información y diversas conversaciones de nuestro equipo de trabajo, familiares o asuntos personales.
Esta información por si misma sobrepasa nuestra disponibilidad de tiempo. Por ende, si nos dejamos atrapar por la tentación de responder en el momento uno por uno los mensajes, lo más probable es que después de un bloque de tiempo no lleguemos a revisarlos todos y puede suceder que un correo crítico para una decisión no sea procesado dejándonos en incumplimiento.
Por otra parte, si queremos ser eficiente en mantener en cero nuestra bandeja, lo más probable es que no avanzaremos con energía en un proyecto o tarea que requiera nuestra dedicación.
LA SALIDA.
 Por lo anterior, resulta adecuado una lectura a cada correo , teniendo un par de preguntas guías:  ¿de que se trata? ¿debo hacer algo con esto?
  • Si no debemos hacer algo con el correo… a la basura.
  • Si es información de una conversación donde participo se guarda.
  • Si el correo tiene información de referencia, tales como archivos en word, excel u otro formato, se archiva en mi sistema de carpetas.
  • Si debo hacer algo con el correo. Acciones tales como llamar, pedir más información, interactuar con otras personas… etc. Debo registrar esas acciones  en algún sistema para luego procesarla. Mi sistema puede ser papel y lápiz en una libreta o una aplicación vinculada directamente a mi correo. Pero lo importante es registrar.

Una vez que hemos procesado todos los mensajes, teniendo una visión global, procesamos estos requerimientos que se suman a los que ya tengo en mi sistema de trabajo. De este modo,  podremos decidir con mayor claridad cuales van a ser las próximas acciones que vamos a realizar.

En mi caso, con este procedimiento, proceso mis correos unas tres o cuatro veces al día. Y si algo es muy importante,  las personas llaman o me visitan.

LA EXCEPCIÓN
 Ahora bien, este procedimiento  tiene una excepción: la regla de los dos minutos, David Allen sostiene que si hay una tarea que se puede despachar en menos de dos minutos.. ¡ Hazla inmediatamente! Esto, porque resulta más eficiente su gestión inmediata que postergar la tarea para un segundo momento. Aquí postergar significa una mayor   cantidad de tiempo y energía. Por lo tanto es ineficiente. Ejemplo, si el correo es el cumplimento de una tarea que tu solicitaste, basta escribir gracias. Si alguien te envía una citación, basta agendarla y listo. Si alguien adjunta información importante de un proyecto basta archivarla y “registrar analizar documentos”.
Con este simple procedimiento, sumado a una práctica constante tu tiempo de trabajo puede ser mucho más productivo y tu nivel de control sobre lo que pasa a tu alrededor se incrementa.
Las Trampas del Correo Electrónico

Libérate del estrés

Estrés 
Cambia tu modo de hacer las cosas
“Quien tiene un porque, casi siempre encontrará el como”
(Nietzsche)
Considerando que somos muchos los que tenemos un trabajo con múltiples tareas y reuniones, con un sin fin de peticiones, compromisos y proyecto. Además  como si fuera poco, hacemos diversos ofrecimientos  a compañeros y otras personas. En fin una agenda que supera el tiempo real disponible.
Para quienes no tienen un método de productividad personal, todo lo anterior, suele estresar bastante. Y esto lo notamos, en personas que andan corriendo de un lado a otro. Lo notamos en personas que llegan a su hogar y siguen pensando en el trabajo. Incluso no duermen  bien, o despiertan pensando en algo pendiente del trabajo.
Lo notamos en personas cansadas mentalmente, con poca energía disponible.
Si complicamos más el problema de carencia de método de productividad personal, digamos que lo laboral es sólo una dimensión. La vida familiar tiene requerimientos, compromisos y tareas que se suman a nuestra lista anterior de cosas por hacer.
Por lo anterior, no resulta extraño que el estrés sea un sentimiento común en nuestro tiempo. No resulta extraño que los grados de cumplimiento de compromisos no sean los mejores y que el estar pensando constantemente en aquello que es importante y se nos esta olvidando sea más común de lo que creemos.
Un observador curioso de estos fenómenos, David Allén,  elaboró un método para favorecer la productividad personal y lo llamó “Getting Things Done”( GTD ), cuya traducción sería algo así como “hacer las cosas” o como organizar tu sistema de trabajo.
El mérito de este método, es que permite tanto el incremento del  control de tareas como el cultivo de los objetivos personales descargando la mente de un sin fin de cosas que conllevan cuotas de estrés.
La premisa básica de GTD se encuentra en la comprensión de la memoria de corto plazo. Nuestro cerebro esta hecho para recordar entre 5 y 9 cosas al mismo tiempo. Por lo tanto, si confeccionamos una lista de cosas por hacer y superamos este número, podemos decir que esta metodología nos puede ayudar.
La segunda premisa, es que para ser productivos hemos de vaciar nuestra mente generando un sistema confiable en nuestro exterior. En otras palabras, la mente esta hecha para producir ideas y no para almacenarlas. Para eso, es bueno tener una libreta y un lápiz o una buena aplicación.
El practicar esta metodología implica un nuevo hábito que requiere perseverancia, perseverancia y perseverancia. Esto porque aprender algo nuevo puede resultar interesante pero desaprender algo antigüo es muy difícil. Y para quienes tenemos más de 15 años, un nuevo hábito es virtud y conquista antes que un don o carisma.
La metodología GTD es recomendada para todos quienes están superados entre lo que tienen que hacer y lo  que pueden hacer día a día. Para quienes viven en carne propia las virtudes y complejidades de participar en redes de compromisos. Para quienes tienen sueños y aspiraciones y quieren vivir el presente intensamente.
Libérate del estrés