¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

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“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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Tus hábitos hacen la diferencia

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Ser  productivo no es cosa de herramientas ni de modas. Ser eficiente es ante todo un asunto de  hábitos y de estilo de vida.

Si un niño cree que por usar la camisita de su futbolista favorito va adquirir sus virtudes una vez que comience a jugar fútbol… estará en un grave error. Tal vez si entrena y se apasiona como su héroe deportivo podrá imitarlo e incluso llegar mucho más lejos.

En materia de productividad nos puede pasar algo similar. Podemos creer que por usar la última aplicación en productividad descargada en nuestro teléfono, o en nuestro tablet las cosas van a ir de maravilla. Gran error. El entusiasmo inicial no es suficiente.  Ante todo, cuando uno comienza una nueva práctica  se necesita un propósito fuerte,  mucha repetición y entrenamiento para perseverar hasta  adquirir un hábito. O lo que es lo mismo, se necesita tiempo hasta llegar a realizar una nueva acción casi sin esfuerzo consciente.

La metodogía de productividad GTD es un medio. Las aplicaciones digitales son un medio, la libreta y el lápiz son un medio. Tus hábitos hacen  la diferencia. Puedes registrar un tu sistema de trabajo (de papel y lápiz o en tu teléfono inteligente) muchas cosas… pero si no las revisas, no sirve de nada. Puedes revisar y ordenar en tu sistema  las próximas acciones… pero si no las consideras a la hora de tomar una decisión sobre lo que vas  a hacer, de nada te sirve.

Si el hábito básico de productividad es no guardar nada en la cabeza, tendremos que registrar, registrar y registrar. Pero ¿hasta cuando? Hasta cuando no nos demos cuenta que estamos registrando todo lo que emerge en nuestra mente y conlleva una acción.

Si el hábito es tomar decisiones de lo que voy a hacer de acuerdo al contexto que tengo, tendremos que procesar, procesar y procesar. Hasta que mantener actualizado nuestro sistema sea una necesidad instintiva como tomar agua cuando tenemos sed.

La invitación es a no desistir, a clarificar propósitos y practicar, practicar, practicar.

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Cambia tu modo de hacer las cosas
“Quien tiene un porque, casi siempre encontrará el como”
(Nietzsche)
Considerando que somos muchos los que tenemos un trabajo con múltiples tareas y reuniones, con un sin fin de peticiones, compromisos y proyecto. Además  como si fuera poco, hacemos diversos ofrecimientos  a compañeros y otras personas. En fin una agenda que supera el tiempo real disponible.
Para quienes no tienen un método de productividad personal, todo lo anterior, suele estresar bastante. Y esto lo notamos, en personas que andan corriendo de un lado a otro. Lo notamos en personas que llegan a su hogar y siguen pensando en el trabajo. Incluso no duermen  bien, o despiertan pensando en algo pendiente del trabajo.
Lo notamos en personas cansadas mentalmente, con poca energía disponible.
Si complicamos más el problema de carencia de método de productividad personal, digamos que lo laboral es sólo una dimensión. La vida familiar tiene requerimientos, compromisos y tareas que se suman a nuestra lista anterior de cosas por hacer.
Por lo anterior, no resulta extraño que el estrés sea un sentimiento común en nuestro tiempo. No resulta extraño que los grados de cumplimiento de compromisos no sean los mejores y que el estar pensando constantemente en aquello que es importante y se nos esta olvidando sea más común de lo que creemos.
Un observador curioso de estos fenómenos, David Allén,  elaboró un método para favorecer la productividad personal y lo llamó “Getting Things Done”( GTD ), cuya traducción sería algo así como “hacer las cosas” o como organizar tu sistema de trabajo.
El mérito de este método, es que permite tanto el incremento del  control de tareas como el cultivo de los objetivos personales descargando la mente de un sin fin de cosas que conllevan cuotas de estrés.
La premisa básica de GTD se encuentra en la comprensión de la memoria de corto plazo. Nuestro cerebro esta hecho para recordar entre 5 y 9 cosas al mismo tiempo. Por lo tanto, si confeccionamos una lista de cosas por hacer y superamos este número, podemos decir que esta metodología nos puede ayudar.
La segunda premisa, es que para ser productivos hemos de vaciar nuestra mente generando un sistema confiable en nuestro exterior. En otras palabras, la mente esta hecha para producir ideas y no para almacenarlas. Para eso, es bueno tener una libreta y un lápiz o una buena aplicación.
El practicar esta metodología implica un nuevo hábito que requiere perseverancia, perseverancia y perseverancia. Esto porque aprender algo nuevo puede resultar interesante pero desaprender algo antigüo es muy difícil. Y para quienes tenemos más de 15 años, un nuevo hábito es virtud y conquista antes que un don o carisma.
La metodología GTD es recomendada para todos quienes están superados entre lo que tienen que hacer y lo  que pueden hacer día a día. Para quienes viven en carne propia las virtudes y complejidades de participar en redes de compromisos. Para quienes tienen sueños y aspiraciones y quieren vivir el presente intensamente.
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