Receta contra la procastinación: ¡Tómate el aceite de Bacalao!

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La Procastinación
La procastinación  es postergar acciones que deben hacerse o situaciones que deben atenderse sustituyéndolas por otras más irrelevantes o agradables.Es enemigo  público de la productividad personal. Esto debilita nuestra efectividad personal  y tiene diversos  impactos laborales y personales.
Los testimonios abundan, he escuchado relatos de personas que no van a buscar el resultado de un examen médico a la clínica por no querer leer una mala noticia. Parejas que no se animan a enfrentar sus diferencias por no discutir. He sido testigo de como compañeros de trabajo prefieren no  dan retroalimentación a sus colegas, por lo desagradable que resulta. He visto como padres no imponen límites a sus hijos por evitar el conflicto. Personas que postergan limpiar la casa, pagar cuentas, conversar con un familiar o hacer una reunión. Del mismo modo, he visto como se  afecta el autodesarrollo personal al   dilatar problemas familiares, postergar actividades recreativas o  retrasar decisiones profesionales.
Una aproximación al fenómeno
¿Por que si mi conciencia  me dice que la acción “A” es la que debo a realizar, la postergo innecesariamente y hago “B o C”?
En un primer acercamiento sicológico   la respuesta  es simple, dado que buscamos sentirnos bien  evitamos lo que percibimos como molesto, doloroso o ansiolítico. Es así como podemos postergar acciones.
Un segundo acercamiento tiene que ver con nuestros miedos tal como lo señala el aporte de Riemann. Dado que cada uno de nosotros tiene  necesidades básicas a cubrir en los primeros años de vida:  afecto, atención y aprobación. :  El como las hemos cubierto estas necesidades, enriqueciendo o dejando vacíos en nuestra personalidad nos hace únicos.  Esta experiencia inicial predisponen nuestro estar en el mundo. Con  ellos surgen cuatro formas de ansiedad que dan sentido al sufrimiento.
  • El miedo a autorrealizarse, sentido como desprotección y aislamiento.
  • El miedo a renunciar a uno mismo, a experimentar la disolución del ego.
  • El miedo al cambio, experimentado como transitoriedad e inseguridad.
  • El miedo a lo permanente, experimentando como irrevocabilidad y esclavitud.

Por lo anterior, resulta muy útil explorar nuestras ansiedades cuando deseamos postergar una actividad, pues ellas pueden hablar  más de nuestra historia personal que del desafío actual que tenemos al frente.

Estrategias para enfrentar la procastinación
1. Darse cuenta: Es el primer paso para abordar la postergación. Ser  consciente de nuestras reacciones. Darse cuenta del problema es ya el 50% de la solución. Conocerse a uno mismo, comprenderse, aceptarse, quererse y perdonarse es clave. El generar un espacio interior para luego habitarlo es el mejor gimnasio para ponerse en forma y alinear: mente, emocionalidad y cuerpo.
2. Actuar con coraje: actuar con coraje en el día a día y hacer lo que debemos hacer aunque sea desagradable. Más aún, lo desagradable es lo   primero que debes hacer.  Y aquí  me permito compartir una historia, cuando era niño mi madre preocupada de nuestra salud, solía darnos una cucharada de aceite de bacalao por las mañanas a pesar de nuestras protestas y estratagemas para librarnos del ritual de invierno. No recuerdo haber tomado algo más desagradable en mi infancia. Sin embargo, aprendí a tomar este jarabe en las mañanas y lo mejor que he crecido con una buena salud.
Por lo anterior,  recomiendo  dos cosas contra la postergación del propio deber. Primero, se consciente de tus ansiedades y miedos y a la hora de definir tus proyectos o agenda diaria. Segundo:  ¡Tómate el aceite de bacalao primero!  Y verás como todo lo demás fluye.
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¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

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“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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El arte de la revisión semanal

  

Cuidando nuestro bienestar.

Cada vez más, jóvenes y adultos valoran su bienestar acudiendo a los gimnasios. Allí, ellos son capaces de establecer  rutinas para lograr una mejor condición física. Los podemos encontrar en la mañana, en la tarde o en la noche, en trotadoras, en elípticas o en pesas. Y aunque no pronuncien palabra alguna, uno puede escuchar en el aire…el esfuerzo vale la pena.Algo similar ocurre en el arte de la efectividad personal. Cada vez más jóvenes y adultos valoran el bienestar de conciencia, asumiendo una serie de rutinas para dejar el estrés de una vida sin control, cultivando los propios objetivos en las diversas áreas de responsabilidad. Es que el arte del buen vivir es exigente, se aprende y se entrena. Y lo más importante, el esfuerzo si vale la pena.

La necesidad 

La vida en su día a día fluye con fuerza. Las olas de información no cesan. A penas  cerramos un compromiso, estamos  abriendo otro luego. Cuando destinamos  grandes energías a un objetivo descuidamos otros que pronto nos harán  sus reclamos.  Si respondemos a todos nuestros correos al poco andar, nuestra bandeja nuevamente esta inundándose de mensajes. Y cuando aparentemente tenemos el control de las cosas, el entorno cambia y nuevamente estamos tensionados. Es que el día a día nos da mas oportunidades y desafíos de los que podemos aprovechar. Nuestras jornadas son demasiada cortas para hacer aquello que deberíamos o querríamos hacer. Por lo tanto, es importante no perderse en el bosque, no olvidar la propia ruta y escuchar el GPS interior. Para esto, nuestros antepasados hablaban de los exámenes de conciencia y nosotros hablamos de la revisión semanal.

Una rutina fortificante
En el arte de la organización con eficacia a través con GTD existe una rutina que es difícil de implementar pero que resulta clave a la hora de tomarse en serio esto de vaciar la mente. Se trata de la revisión semanal. Se trata de detenernos, de toma una pausa y alimentar el sentido y el propósito,de las cosas que hacemos y de aquellas que deseamos hacer. 

Esta rutina puede tomar de treinta minutos hasta un par de horas dependiendo de tu nivel de productividad. Si no estas familiarizado con esta práctica te  puede parecer exagerado. Sin embargo, al ejercitarte, te darás cuenta que el tiempo dedicado para sanar del estrés cotidiano, recuperando el control del trabajo,  de los proyectos familiares y de la propia espiritualidad es un esfuerzo que vale la pena de verdad.

Qué hacer en una revisión semanal
Dependiendo del propio estilo personal, en una revisión semanal se pueden hacer muchas cosas.    Escribir todas las preocupaciones que están en la mente, vaciar todas las bandejas de correo, revisar la libreta de apuntes, recoger la factura y cuentas por pagar, revisar el calendario, la lista de acciones de la semana, el estado de los proyectos. Y por sobre todo definir la orientación y sentido de la próxima semana a realizar. 

Para profundizar más en el tema te recomiendo seguir leyendo a los expertos.

La revisión semanal.
Cómo se hace la revisión semanal.
Creando un Checklist para tu revisión semanal
La guía definitiva para la revisión semanal

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Nuestras Áreas de Responsabilidad

balcon Llegar a la mitad de un año es una oportunidad de tomar altura. Subir un peldaño más sobre las tareas del día a día y sobre los proyectos que llevamos a cabo.Se trata de subirnos al balcón para mirar la obra que esta en escena, o tomar distancia para tomar una gran foto panorámica de como transcurre nuetra vida. Día a día nos sumergimos en las cruzadas de nuestros proyectos y compromisos sin detenernos a analizar cuan alineados están estas acciones con el quien soy y con el  quien quiero ser. Si bien es cierto el mérito de la metodología GTD es la organización del día a día, su autor David Allen no olvida la visión global. A  esto le llama perspectiva, y sus niveles son:

  • 50.000 pies: tu visión de la vida en su conjunto
  • 40.000 pies: tu imagen de futuro a 3-5 años
  • 30.000 pies: tu imagen de futuro a 1-2 años
  • 20.000 pies: tus áreas de responsabilidad
  • 10.000 pies: tus proyectos

Por lo anterior, de vez en cuando es conveniente mirar nuestra vida con altura. Para esto, un primer camino es observar nuestros compromisos. Aquí nos ubicamos en el segundo nivel de 20.000 pies de altura según Allen. Las áreas de responsabilidad son los diversos ejes alrededor de los cuales gira nuestra vida y en torno a los cuales tenemos diversos compromisos. Fundamentalmente podemos agrupar dos grandes áreas de responsabilidad: personal y laboral, que se pueden subdividir en otras.

Haciéndonos preguntas claves tales como ¿Cuáles son tus grupos de interés tanto en el ámbito personal como laboral?  ¿que compromisos tengo? ¿Qué responsabilidades tengo? ¿Con quienes? Podrás visualizar tus áreas de responsabilidad. En mi caso, por ejemplo, como padre y esposo tengo  diversos compromisos con mi familia. Como profesional tengo diversos compromisos con mi equipo de trabajo y colaboradores.
Con este análisis, podemos encontrar otras áreas de responsabilidad tales como: salud, deporte, educación de los hijos, formación continua, finanzas personales, espiritualidad, cuidado de los padres, entre otras. Te recomiendo escribir todas estas áreas para tener esta visión del bosque en lugar de ver solo árboles
Ahora bien, puede suceder que al hacer esta revisión de áreas de responsabilidad te des cuenta que hay algunas que están descuidadas o que te gustaría desarrollar más. Para esto, puedes crear proyectos pertinentes, para lograr tus propósitos y mantener el balance de tu vida tanto en lo personal como laboral. De este modo,  al revisarlos periódicamente en relación a tus intereses y compromisos, podrás crecer de manera integral.
Para concluir te invito a elaborar la imagen de  la escena de tu vida presente subiéndote al balcón de tu conciencia.. Escribe tus áreas de responsabilidad. Para esto una técnica  básica es el mapa mental con papel o lápiz o con alguna aplicación Online. Les comparto una imagen con mis áreas de responsabilidad.
mis áreas de responsabilidad

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Productividad en 5 pasos

Muchas veces me pasa que cuando trato de explicar la metodología de productividad GTD las personas me queda mirando con extrañeza. ¿de que se trata eso?

Bueno, GTD se trata De un método para todas las cosas que queremos hacer. Su originalidad reside en la de creación de un sistema confiable de cosas por hacer fuera de nuestra cabeza. De este modo, nos organizarno para que las cosas fluyan en todas las áreas de responsabilidad: laboral y familiar, por nombrar algunas. Así nos liberarnos del estrés y nuestra nivel de efectividad y realización se incrementa.

Se trata de aprender a surfear en las olas de información, de pedidos y compromisos para llevar la propia vida a los objetivos que nos hemos planteado.

Lo anterior es la definición poética. Pero encontré una imagen práctica que vale más que 1000 palabras. Josep María  Martínez, en el Blog Productividad y GTD nos presenta los 5 pasos de esta metodología.

Se las comparto. GTD en 5 pasos
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Tus hábitos hacen la diferencia

crear hábitos

Ser  productivo no es cosa de herramientas ni de modas. Ser eficiente es ante todo un asunto de  hábitos y de estilo de vida.

Si un niño cree que por usar la camisita de su futbolista favorito va adquirir sus virtudes una vez que comience a jugar fútbol… estará en un grave error. Tal vez si entrena y se apasiona como su héroe deportivo podrá imitarlo e incluso llegar mucho más lejos.

En materia de productividad nos puede pasar algo similar. Podemos creer que por usar la última aplicación en productividad descargada en nuestro teléfono, o en nuestro tablet las cosas van a ir de maravilla. Gran error. El entusiasmo inicial no es suficiente.  Ante todo, cuando uno comienza una nueva práctica  se necesita un propósito fuerte,  mucha repetición y entrenamiento para perseverar hasta  adquirir un hábito. O lo que es lo mismo, se necesita tiempo hasta llegar a realizar una nueva acción casi sin esfuerzo consciente.

La metodogía de productividad GTD es un medio. Las aplicaciones digitales son un medio, la libreta y el lápiz son un medio. Tus hábitos hacen  la diferencia. Puedes registrar un tu sistema de trabajo (de papel y lápiz o en tu teléfono inteligente) muchas cosas… pero si no las revisas, no sirve de nada. Puedes revisar y ordenar en tu sistema  las próximas acciones… pero si no las consideras a la hora de tomar una decisión sobre lo que vas  a hacer, de nada te sirve.

Si el hábito básico de productividad es no guardar nada en la cabeza, tendremos que registrar, registrar y registrar. Pero ¿hasta cuando? Hasta cuando no nos demos cuenta que estamos registrando todo lo que emerge en nuestra mente y conlleva una acción.

Si el hábito es tomar decisiones de lo que voy a hacer de acuerdo al contexto que tengo, tendremos que procesar, procesar y procesar. Hasta que mantener actualizado nuestro sistema sea una necesidad instintiva como tomar agua cuando tenemos sed.

La invitación es a no desistir, a clarificar propósitos y practicar, practicar, practicar.

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