Aumenta tu productividad: ¡Enfócate!

Enfoque

Focalizarse  resulta todo un desafío en ambientes laborales cada vez más dinámicos, por el poder da la información a través de internet. Nuestros ambientes están saturados de estímulos que nos bombardean constantemente a través de nuestros dispositivos móviles o computadores . Súmense a lo anterior las constantes interacciones e interrupciones con clientes, jefes y compañeros de trabajo. Todo lo anterior nos dispersa y perfectamente puede llenar una agenda semanal sin atender los compromisos o laborales, ni lograr las metas personales. En este escenario somos un velero que navega de acuerdo al viento de la jornada

En un escenario más optimista, ya se han sorteado algunos obstáculos y se ha progresado  en el camino de la efectividad implementando  un método como GTD . Por lo tanto, ya   tienes cierto control sobre los diversos requerimientos que van ingresando a tus diversas bandejas de entrada. Y además puedes tener la virtud de organizar tu trabajo en torno a los diversos contextos donde te mueves. Sin embargo, por muy domesticada que tengas tu aplicación de tareas esto no te libera del problema de la dispersión, si no logras tomar buenas decisiones en terreno  para terminar aquellas tareas vinculadas a tus objetivos personales o laborales más trascendentes.  ¿Para que haces lo que haces? ¿cuales son tus propósitos? nos podría preguntar un coach en su afán de generarnos algún quiebre en nuestro contexto de obviedad.

El enfoque es la incógnita faltante para resolver correctamente la ecuación dispersión versus productividad, tanto para el neófito como para el iniciado. Lograr enfoque significa  estar concentrado por un lapso  razonable sin interrupciones en la tarea más importante.   Gray Keller en su libro ONE thing defiende con fuerza este principio declarando el bloqueo de tiempo como su herramienta favorita. Él señala que en su rutina de trabajo bloquea las primeras cuatro horas de su jornada y con esta simple medida ha logrado resultados extraordinarios.  Ahora bien, esto nos puede resultar extremo dado los ambientes  en los que  trabajamos. Sin embargo, tiene toda la  razón al cuidar los momentos de enfoque al comienzo de nuestra jornada. Por lo anterior cultivar diariamente momentos de enfoque,   desde los  25 minutos  hasta un par de horas,  puede ser es el  mejor hábito que podamos   adquirir en el camino de la productividad, cuando nos organizamos en torno a proyectos. Entendiendo por proyecto cualquier cosa que queramos realizar que para lograr su resultado requiere de dos o más acciones, tal como la define el mismo

Trabajar con enfoque bloqueando tiempo no es fácil  implica una gran disciplina y perseverancia  para que las cosas ocurran. Pues bloquear el tiempo es solo el inicio de una gran batalla interior. Si bloqueas tu tiempo con 25 minutos o dos horas en un proyecto, en el supuesto de tener todos los recursos disponibles para el trabajo  y  en el supuesto de comenzar  ¿que hacer con las notificaciones del computador, del teléfono? ¿que hacer con las interrupciones del jefe o de los compañeros de trabajo? ¿que hacer con los pensamientos que surgen en la mente? Tal vez, contestar  correos, conversar largo y tendido con los compañeros o divagar con la  mente en las vacaciones de fin de año,  sería la alternativa de navegación más espontánea en el mar de  la dispersión. Ante estas situaciones es donde  focalizarse se transforma en hábito y virtud gracias al temple personal que es capaz de producir resultados extraordinarios en el crisol del tiempo bloqueado,  alimentado con  el fuego de la concentración, dejando afuera  las distracciones  de mensajes, notificaciones e interrupciones.

En nuestros ambientes competitivos y cambiantes, trabajar en torno a proyectos bloqueando tiempo mejora considerablemente tus resultados, pues la productividad personal es ante todo  cuestión de enfoque.

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Peticiones y Efectividad

Conversación

Para ser efectivos en nuestro trabajo debemos coordinarnos adecuadamente con los demás. Sea que trabajemos de manera independiente o en una  una organización hay una  acción básica de coordinación con otros  a través del lenguaje y esta es la petición. 

 

Las Peticiones.

Para lograr nuestros objetivos no pocas veces necesitamos que otros nos ayuden y colaboren. Para ilustrar la dinámica de la colaboración por medio de peticiones usaremos un caso ficticio.

 

Pensemos en el caso de un profesor  que tiene como objetivo que sus estudiantes lean la Casa de los Espíritus de Isabel Allende. Al acudir a la biblioteca se da cuenta que sólo cuenta con tres ejemplares  y sus estudiantes son treinta. ¿Qué hace? Debe pedir a su jefatura más ejemplares.  Pero ¿Como hacer una buena petición?

 

  • Asertividad: Lo primero es dar cuenta de la situación siendo fiel a lo hechos sin entrar en interpretaciones. En este caso sería algo como… Tengo un problema. En mi programación la lectura de La Casa de los Espíritus se aproxima. Tengo treinta alumnos y en biblioteca sólo hay tres ejemplares. Lo segundo, hacer la petición ¿Pueden comprar más ejemplares?
  • Preocupación que se hace cargo: Para lograr una buena sintonía y colaboración es conveniente dar cuanta la preocupación que el pedido se hace cargo. Aquí puede ser… Para mi es muy importante que todos los estudiantes tengan las oportunidades reales de leer el libro y tengan el tiempo suficiente para ello. Con tres ejemplares dudo que la mayoría pueda leer el texto.
  • Tiempo: Si la otra persona accede al pedido es necesario explicitar la fecha de cumplimiento para no crear expectativas falsas. ¿Qué pasa si el profesor piensa que los libros van a llegar en un mes y quien se compromete piensa en las compras del próximo año?  Por lo tanto, en esta parte, después del sí en necesario explicitar el cuando. ¿Cuando llegarán los libros? La otra persona puede dar una fecha probable de cumplimiento de su compromiso. O puede prometer un día donde podrá indicar una fecha de cumplimiento si no tiene todos los elementos para una decisión. En nuestro ejemplo, la conversación podría ser… Mañana hago el pedido, los libros pueden estar aquí en no más de 10 días. La otra alternativa podría ser, mira debo hacer unos ajustes presupuestarios para hacer viable esta compra, pasado mañana te doy una respuesta definitiva.
  • Condiciones de satisfacción: Cuando nos coordinamos con otras personas en necesario explicar las condiciones de satisfacción para que nuestro pedido se cumpla en las condiciones que queremos. La otra persona no tiene porque tener las mismas expectativas tuyas. En este caso, al pedido habría que agregar lo siguiente… El libro tiene que ser de tal editorial por la calidad de la publicación. Además sugiero que la compra se haga en tal librería, porque es muy rápida en sus despachos.
  • Declarar cumplimiento con el pedido: Por último, una vez cumplido el pedido, hemos de declarar su cumplimiento y nuestra satisfacción o insatisfacción si fuese el caso. Aquí podría ser una cosa como. Director, muchas gracias me llegaron los libros mucho antes de lo acordado, la biblioteca los proceso y los estudiantes ya están leyendo.
  • Reclamar: En el caso que en el tiempo acordado  la promesa no se haya cumplido, es necesario el reclamo dado que hay un compromiso y  su incumplimiento afecta el logro de los  objetivos personales. En nuestro ejemplo, podría ser… Ayer se cumplió el plazo y los libros no han llegado ¿qué ha pasado? Sea cual fuera la conversación lo relevante es lograr una reprogramación para el cumplimiento del pedido. De este modo la relación se mantiene viva y el compromiso vigente.

 

Peticiones y Efectividad

Se productivo…medita.

Meditación

 

En la actualidad gestionar adecuadamente los compromisos laborales y personales es una competencia muy valorada dado los altos niveles de estrés que las personas deben enfrentar . En este sentido la metodología GTD es una buena metodología para enfrentar el desafío y aumentar la productividad. Sin embargo, a no pocas personas les parece una metodología compleja y abandonan el camino al poco andar. Ahora bien, logro comprender este abandono pues, para ser efectivo no basta la buena voluntad, es necesario tener la capacidad. Usando una analogía, si tu computador no tiene un buen procesador y  cierta memoria RAM difícilmente correrán algunos programas. Del mismo modo, si tu cerebro no tiene cierto entrenamiento difícilmente lograras ciertos hábitos.

La meditación es un buen entrenamiento para tu mente y cuerpo,   conlleva  muchos   beneficios,  siendo uno de ellos  aumentar tu productividad personal. Por lo tanto, un buen camino para mejorar el diario vivir es aumentar tu capacidad interior a través de la meditación.

Esto lo saben los científicos quienes  han demostrado que la meditación mejora tu cerebro, la memoria y la concentración. También ayuda a controlar la ansiedad y a tomar mejores decisiones.  Baja el estrés y mejora el sistema inmunológico. Ayuda a una mayor sensación de bienestar e incrementa tu sabiduría y perspectiva.

Por lo tanto, no es de extrañar que algunas  empresas como Google, Bridgewater y General Mills,  incorporen la meditación entre sus prácticas para mejorar las funciones ejecutivas, el pensamiento más resuelto y la toma de decisiones más clara.

En definitiva, si anhelas llegar a nuevos niveles de efectividad personal y tienes problemas para incorporar una metodología como GTD, la meditación es uno de esos caminos que incrementarán tu espacio interior generando más capacidad para enfrentar el día a día y aumentará tanto tu  control como perspectiva ante la vida.

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Mejora tu productividad con el apoyo de la ciencia

Cada uno de nosotros tiene sus  propias prácticas para ser efectivo. Diversos , trucos, herramientas, rutinas hábitos y principios como señala Jerónimo Sánchez.

Aquí entiendo por efectividad aquellos hábitos y despliegue de recursos que utilizamos para lograr nuestros objetivos personales o laborales, en un tiempo adecuado, logrando niveles progresivos de satisfacción. Por lo anterior, la efectividad personal es un aprendizaje continuo  y  muchas veces una buena práctica puede desaparecer cuando no perseveramos en  el esfuerzo  porque no logramos un resultado esperado después de varios ensayos.

Cuando esto ocurre  es el momento para detenernos y analizar lo que nos sucede y mirar buenas prácticas de productividad. De modo de ver lo que no veíamos y de cambiar  aquello que resta energía, enfoque y efectividad.

Aquí les comparto una  infografía  que nos presenta nueve respuestas de lo que la ciencia ha comprobado que mejora nuestra productividad.  Una lectura que bien nos puede ayudar a revisar nuestro hacer para ajustar algunas prácticas.

9 Ways To Be More Productive (Infographic)This infographic was crafted with love by Officevibe, the employee feedback software to help you improve your company culture.

Mejora tu productividad con el apoyo de la ciencia

Lucha contra la dispersión. ¡Toma el control!

dispersion

Caer en  la dispersión significa que nuestra mente atiende diversos requerimientos en el día sin una ruta preestablecida e incursiona en muchos caminos sin llegar a ningún lado.  O lo que es parecido, la dispersión es el fenómeno de hacer cosas  de acuerdo a lo que va emergiendo sin la voluntad necesaria de discernir respecto a lo que voy a hacer y  a lo que definitivamente no haré. La dispersión nos puede invadir por muchos frentes, de los cuales enumeramos algunos:

Teléfono: al responder inmediatamente    las alertas de nuestro teléfonos, las llegadas de nuestros correos y mensajes de whatsapp sin importar con quién esté y en que estoy.

Computador: elegir navegar, ver nuestras redes sociales puede ser una actividad muy estimulante pero que sigue ocupando nuestra atención sin atender lo que esta en nuestra lista de tareas.

Reuniones: gastar más del 50% conversando de otros asuntos no vinculados al problema o proyecto que dijimos que conversaríamos, sin avanzar en los objetivos o propósitos del encuentro.

Escritorio: al abordar un asunto  surgen las interrupciones de compañeros  o las  preocupaciones que invaden nuestra mente  sin terminar lo agendado.

El costo de la dispersión se llama ineficiencia. Pues significa usar una gran cantidad de tiempo y energía excesivo para lograr un objetivo, . Quedar en incumplimiento en nuestros compromisos con terceras personas o perder credibilidad dada reiteradas fallas de cumplimiento.

La dispersión nos puede falsear la conciencia al creer que hemos hecho  mucho, porque nos hemos movido durante todo el día. Sin embargo, si nuestras actividades no están vinculadas a nuestros objetivos personales o a nuestros compromisos con otros, no generan valor personal ni institucional.

La dispersión nos puede llevar a incrementar significativamente los niveles de estrés y cansancio. Podemos trabajar de muy temprano hasta muy tarde, incluso seguir trabajando los fines de semana y aun así nos faltará tiempo porque hay más por hacer.

 

Toma el Control

lista-controlEn la metodología GTD, el primer paso para lograr los propios objetivos con el uso óptimo de los recursos es el control.  Y para ello, se requiere una voluntad y disciplina en algunas prácticas para sacar las cosas fuera de la cabeza y generar un sistema confiable que nos ayude en el flujo de trabajo. Estas prácticas son:

Registrar.  No se puede pretender tener control de las cosas personales y laborales sin un registro confiable externo de todas las cosa. Esto porque  nuestra mente, en su memoria a corto plazo  puede retener entre 7 a 9 cosas a la vez. Por lo tanto, si quieres tener presente muchas cosas a la vez, lo más probable es que mantengas trabajando tu mente constantemente para que no olvide lo que quieres hacer y en muchas vas a fallar. Por lo tanto, una buena libreta de apuntes o una aplicación de tu preferencia,  u otro sistema es la solución pero registra, registra y registra.

Procesar: Lo segundo es procesar lo que ingresa a tus registros. Se trata de clarificar lo que son esas cosas registradas, sean correos llamados de teléfonos, pedidos de un familiar o un compañero de trabajo, compromisos, ideas para realizar el fin de semana. Frente a cada cosa clarificar si debemos hacer algo o no.

Organizar: al mismo tiempo que vas clarificando vas asignado listas. Pueden ser muchas, las sugeridas por el autor de método, David Allen son cuatro: Próximas acciones, proyectos, en espera, algún día. Otras listas para  organizar son: trabajo, personal, familia. Muchas o pocas listas son optativos lo importante es la agilidad para asignar las cosas.

Revisar: Una vez que te has organizado, necesitas revisar de vez en cuando tu sistema para actualizarlo. La lista de próximas acciones bien merecen la pena revisarla diariamente. Y todas tus listas a lo menos una vez a la semana. De este modo, será un sistema actualizado y confiable.

Hacer: Teniendo nuestro sistema actualizado lo que viene es hacer la primera acción de la lista y luego continuar con las siguientes. Ahora bien. Por lo general, nuestro flujo de trabajo no esta sólo alimentado por nuestra lista de tareas. También tenemos bloques de trabajo asignados en nuestro calendario, que muchas veces implica una coordinación con otras personas. Por lo tanto, diariamente al comenzar la mañana es conveniente chequear el calendario con nuestros compromisos y luego revisar nuestras listas de tareas.

Resumiendo, uno de los problemas actuales en la gestión personal es la dispersión,  dada la diversidad de requerimientos y estímulos de nuestro estilo de vida. Este problema  conlleva a diversos grados de ineficiencia y estrés   que erosionan tanto la autoestima como la credibilidad personal. Para esto, el método GTD proporciona un camino de 5 pasos que conducen a tomar el control del actuar personal y laboral respondiendo con serenidad y sin estrés a las preguntas que hacer aquí y ahora.

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Gestión por compromisos

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El lograr los propios objetivos, sean personales o institucionales muchas veces implica el aporte e incluso la dependencia de otros. Por lo tanto, el dilema es cuanto puedo hacer por mi mismo o cuanto puedo delegar en los demás. Y si vinculo a otros con una tarea, el desafío es como hacer esta relación virtuosa y no una experiencia improductiva.
Ahora bien, en el caso de los directivos estos prefieren la acción a la conversación. Sin embargo, si revisamos sus  agendas,  gran parte del tiempo están en conversaciones formales o informales, con distintas personas o grupos de ínteres. Entonces ¿cómo logran que se hagan las cosas por medio de las palabras?
La respuesta nos viene de la teoría de los actos del habla, una rama de la filosofía del lenguaje que explora como las personas usan las palabras para coordinarse, señala que hablar es hacer. Su autor   John Searle introdujo la taxonomía de los actos del habla y luego será Fernando Flores, alumno de Searle quien señala que petición y promesa son las unidades básicas de la coordinación en organizaciones.
Por lo tanto, en este enfoque  una organización efectiva con alto grado de logro de objetivos es una comunidad que sabe hacer promesas y genera buenos compromisos.  Pero ¿qué es una promesa? Una promesa es un acto lingüistico que me lleva a coordinar acciones con otros.  Se trata de  un compromiso que asume un proveedor por satisfacer las necesidades de un cliente dentro o fuera de la organización. Si es una petición el otro se compromete a llevar a cabo la acción acordada. Si es un ofrecimiento la persona se compromete a llevar a cabo una acción prometida para los otros.
La dinámica de las Promesas
Pensemos la dinámica de la promesa con un ejemplo.  Un director de un colegio que se entrevista con el Centro de Alumnos quienes le  presentan la petición de tener una sala propia para su directiva. En este caso el director puede aceptar o rechazar esta petición. En caso de declinar no hay acción futura.  En caso de aceptar la petición hay posibilidad de acción futura, pero aun  los estudiantes  no tienen promesa, pues no se han establecido las condiciones de satisfacción. Es decir, mientras el director no se comprometa  declarando  un  cuando se va a entregar esta sala y declare o acuerde  algunos estándares de calidad aceptables de esta sala (tales como iluminación, llaves, ventilación, escritorio) no habrá hecho una promesa. De este modo, si establece un compromiso con condiciones de satisfacción específicas, cuando  entregue la sala,  los estudiantes podrán declarar su conformidad o disconformidad en relación con el cumplimiento de la promesa del director.
La siguiente imagen conceptualiza la dinámica para la coordinación de acciones
Coordinación para la acción
Ciclo de gestión por promesas
El cuidado de la  Identidad del Realizador
Si el realizador que esta a cargo de una promesa la realiza impecablemente, esto es, cumpliendo los estándares de calidad en su actuar, genera confianza y credibilidad en los otros. Por el contrario quien hace declaraciones y después no las cumple y falla constantemente sea en los plazos de cumplimiento,   en la calidad de lo ofrecido, o  lo que es peor, si alguien asuma compromisos sabiendo que no va a cumplir pone en riesgo su identidad, pierde credibilidad, se transforma en una persona no confiable y esto tarde a temprano lleva a quiebres en los grupos con consecuencias negativas.
Por lo anterior, cuando tenemos una promesa  con alguien resulta conveniente cumplirlas con  impecabilidad. Esto significa que antes de hacer una promesa he de evaluar la factibilidad de tomar un compromiso con otros, pues es preferible un no sincero a un si ambiguo.  Luego significa que en el proceso he de desplegar los recursos necesarios para cumplir con la promesa.  Ahora bien, si en el camino surgen situaciones que me impiden cumplir la promesa en los términos acordados, es preferible renegociar el pedido antes que el otro declare su insatisfacción una vez que se cumpla el plazo acordado.
Hacer buenos pedidos u ofrecimientos, gestionar promesas claras, con condiciones de satisfacción objetivas y  con declaraciones finales de satisfacción, hace la diferencia en una organización sana, con líderes creíbles y con una identidad sólida.
Gestión por compromisos

Las Tentaciones de la Eficiencia 

Nuestros días pueden estar llenos de actividades, pero carecer de valor si en el hacer no se cultiva el propio ser.

Las Tentaciones

Todos sabemos que cada día tiene su afán  pero  los requerimientos son múltiples y la virtud puede ser escasa.

Si en  nuestra bandeja de correo tenemos 40 mensajes sin leer, la tentación es responderlos inmediatamente.

Si en la  interacción con los compañeros de trabajo o clientes surgen peticiones o problemas, la tentación es realizarlas tan pronto sea posible descuidando compromisos que no generan ruido pero pueden ser valiosos. De este modo, al hacer cosas lo más probable es que seamos valorados por gestionar y solucionar problemas.   Más aun, como la lista de tareas pendientes aumente, podemos asignar más tiempo al trabajo, sacrificando tiempo personal y familiar.  El problema de esta tendencia está en reaccionar  a lo emergente y a lo externo, no prestando atención a lo planificado y a lo interno .  Parafraseando a San Agustín podemos decir,   buenos pasos, pero fuera de camino. De este modo, nuestros días pueden estar llenos de actividades pero carecer de valor y sentido.

El aporte de GTD.

David Allen en su libro Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés, aporta un método de organización con cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Ahora bien, cuando aborda el tema del hacer, señala que hay tres tipos de trabajo que podemos ejecutar:

El trabajo  definido: los compromisos que están en tu calendario y las tareas que están en tus listas.

Lo emergente: Aquellos requerimientos de tus compañeros, situaciones imprevistas que requieren de tu tiempo, energía y acción

Definir y organizar tu trabajo: escribir pensamientos que inquietan tu mente ; procesar tus bandejas de entrada, tales como, libreta de apuntes, correo electrónico para convertir ideas, problemas y otras cosas en compromisos de calendario y tareas.

El Tema de nuestro Tiempo

Si nuestro trabajo no es ser parte de una cadena de montaje con tareas definidas y repetitivas propias de la era industrial lo siguiente resulta relevante. Por el contrario, si mucho nuestro trabajo no esta definido de antemano. Es más, si mucho de nuestro trabajo con sus tiempos de cumplimiento lo definimos nosotros mismos podemos decir que entramos en la categoría de trabajador del conocimiento.

Por lo anterior resulta crítica la habilidad de definir y organizar nuestro trabajo.

De Vuelta a la Acción.

Para lograr verdadera eficiencia es necesario ser estratega cuidando la propia identidad para evitar la tentación del activismo.  Es decir planificar  el propio trabajo buscando el logro de objetivos y metas antes que responder de manera reactiva a las tareas emergentes.  En estrategia, fue Sun Tzu  T quien afirmó que un ejercito victorioso gana primero y entabla batalla después. Del mismo modo, no podemos pretender generar valor en nuestro trabajo si no dedicamos tiempo a su planificación.

La recomendación es reservar un tiempo de la jornada, de preferencia a primera hora o al final de la jornada,  para meditar, evaluar y definir el propio trabajo. Este espacio ha de ser como mínimo de media hora, variando  de acuerdo a las áreas de responsabilidad y frentes abiertos.

Las Tentaciones de la Eficiencia