Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

visión vidaLevantarse el viernes tiene siempre algo de júbilo. Es el anuncio de que comienza el fin de semana.  No más trabajo, no más pedidos o compromisos de clientes, compañeros de trabajo o jefes y por fin… tiempo libre.  Tiempo para descansar, tiempo para compartir con los amigos y la familia, tiempo para  cosas personales, tiempo para el ocio, tiempo para lo que sea.

Sin embargo,  en mi tiempo libre del fin de semana hay una de las cosa que me desagrada pero que nunca dejo de hacer. Se trata de mi revisión semanal.  La mayoría de las veces detesto ese momento. Es más, me violenta programarla en mi descanso de fin de semana, pues prefiero mil  veces disfrutar   de manera espontánea tal como lo hacen los niños antes que sentarme a revisar mis cosas. Sin embargo,  la semana tiene siete días y esto se hace al cerrar la semana.

A pesar de mis resistencias internas. Este nuevo hábito  ha llevado mi vida personal y profesional a un nuevo nivel y quiero compartir contigo mi experiencia. En primer lugar  voy y relatar el antes y el después en una semana. En segundo término, compartiré mi fórmula personal. Finalmente, concluiré con los beneficios que he descubierto de este hábito.

 

Trabajo sin Revisión Semanal.

Antes mis días de trabajo  eran  como entrar a un campo  de batalla después de una tregua.  Ya al salir de casa me disponía con ánimo de lucha para enfrentar lo que sea que surgiera. Y lo que  pasaba eran cosas como las que te cuento a continuación. Abría mi  correo electrónico y me encontraba con muchos mensajes y con pocos minutos para detectar, cual de todos era el más importante. Miraba mi  agenda con diversas reuniones, encuentros con otras personas y me preguntaba a que hora haré todo lo que tengo que hacer.  Y como si fuera poco, me llenaba de  conversaciones emergentes que me llevaban de un lado a otro.  Pero lo que era recurrente era sentirme sorprendido por un recordatorio de alguien respecto a un documento a entregar, o  una respuesta pendiente o lo que es peor, un reclamo por no haber cumplido con algo. Por eso, no era extraño que alguien me preguntara que me pasaba pues mi cuerpo estaba allí y mi mente andaba en cualquier parte.  Ante esto, muchas veces apretaba los dientes y cual Quijote me lanzaba a pelear con los molinos de viento. Y al terminar la tarde, cuando todos se habían ido, por fin podía mirar mi agenda y  me daba cuenta que no he hecho nada de lo que quería hacer. ¿Frustrante, no?

Esto era el trabajo, pero si te cuento que  al llegar a casa a veces no era tan distinta, sobre todo cuando mi esposa me preguntaba con cierta ironía ¿que día es hoy?. Y como ya nos conocemos, detectaba inmediatamente que esta pregunta inocente tenía un veneno mortal: un reclamo  de víctima furiosa. Ante esto… mi mente comenzaba a  buscar rápidamente qué momento significativo es hoy… y en fracción de segundos ya tenía la respuesta había olvidado alguna fecha especial, o un aniversario o un cumpleaños. Pero ya nada se podía  hacer. Mi mente estaba tan absorta en temas de trabajo que no tenía energía disponible para los temas personales. Por ende, en estos días terminaba agobiado por el trabajo y sintiéndome culpable por no ser un buen padre o buen esposo.

 

Trabajo con Revisión Semanal.

Ahora, después de repetir y repetir semana tras semana mi revisión, mi ánimo, mi energía y resolución personal han mejorado notablemente. Ahora no me siento sorprendido ni por mis compañeros, ni mi jefe ni por mi secretaria. Tengo clara conciencia de los asuntos importantes que tengo  y que debo atacar tan pronto sea posible. Tengo clara conciencia de las tareas importantes que esta desarrollando mi equipo. Es más tengo una noción más o menos certera de que esta marchando viento en popa, que esta a medias y que proyecto definitivamente esta estancado. Mis días siguen igual de intensos, pero me siento cómodo, focalizado,  presente en el aquí y en al ahora, me siento mucho más comprometido y productivo. Mis días se me hacen cortos, las cosas fluyen. Puedo abordar temas personales a cualquier hora del día, del mismo modo que abordo mis asuntos laborales. Me siento más equilibrado.  Los problemas no desaparecen, siguen apareciendo todos los días,  pero estoy disponible con lo mejor de mi para abordarlos y creo que esto es una diferencia fundamental.

Pero el trabajar con esta libertad, energía y flexibilidad supone mucho de análisis. Si comparáramos la semana con un partido de fútbol, diríamos que es clave para buscar el triunfo lo que pasa en el camarín entre el entrenador y sus jugadores. En el camarín se analiza a cada uno de los adversarios, sus ventajas y debilidades. Se define una estrategia y diversas tácticas para salir a la cancha. Luego, una vez en el campo de juego todo es juego y flujo desde el pitazo inicial al silbato final. Algo así ocurre con cada semana laboral.

Pues bien, a continuación y  siguiente la analogía del partido,  te quiero compartir mi “código camarín”.

Mi revisión semanal.

  1. Programo este momento con flexibilidad. Primero intenté los viernes pero no me resulto. Por eso,  prefiero los sábados en la mañana  a primera hora como primera actividad del día. Esto es muy ventajoso si en casa  la familia duerme. La otra alternativa que uso es el  domingo por la tarde.
  2. Dispongo en mi escritorio las herramientas  indispensables para mi revisión semanal: mi libreta de apuntes, mi teléfono, mi Tablet y  Notebook.
    • De mi libreta de apuntes  pongo a la vista mis registros de la semana, mis apuntes en reuniones, mis compromisos, las ideas o preguntas interesantes regísregistradas.
    • De mi Notebook o Tablet pongo a la vista mi calendario online,  mi correo. Aquí uso Google Calendar y Gmail.
    • De mi iPad abro mi gestor de tareas con mégodo GTD. que uso uso tanto a nivel personal y  laboral.
    • Y finalmente de mi Teléfono activo  los grilletes invisibles que me ataran durante el tiempo que sea necesario para mi revisión semanal:  activo mi .
  3. Proceso mi libreta de apuntes. En la actualidad uso una Leuchtturm1917. Pero la verdad cualquiera sirve. Para ello utilizo lápices de color negro y otro  rojo. Con ellos  voy haciendo diversas marcas al margen y en las hojas. Luego voy emigrando  registros a mi gestor de tarea  cuando se trata de   tareas asignadas para mi o para un compañero. Y cuando los registros se tratan de reuniones específicas, con día y hora,   los traslado al calendario.
  4. Revisión del correo. En esta etapa reviso mi bandeja de entrada, tanto en mi cuenta laboral como  personal, hasta que las dejó en cero. Es decir ningún  correo sin leer.  Pero lo más importante aquí es leer correos pero no trabajar con los correos. Es decir si una vez leído un mensaje, me doy cuenta que debo hacer algo, esto no lo hago inmediatamente sino que lo difiero enviándolo  a mi gestor de tareas. Esto puede ser denso. por eso  utilizo un truco que me ayuda mucho a la hora de procesar después estas tareas. Antes de reenviar el correo reescribo el asunto anotando un verbo y los sustantivos que mejor expliquen la tarea. Ejemplo. Si me llega un correo con el asunto  “información”, leo el correo y luego reescribo: “leer normativa sobre subvención escolar”. Con esta claridad sobre lo  que debo hacer envío el asunto a mi gestor de tareas.
  5. Revisión de Calendario. De un vistazo en Google Calendar analizo el tiempo disponible para la semana que viene, mirando las reuniones agendadas y compromisos personales me formo una idea realista del tiempo disponible para los próximos siete días. Por regla personal trato de no agenda ninguna reunión antes de las 10.00 de la mañana, pues el tiempo más productivo que tengo y es aquí donde mas puedo hacer.
  6.  Gestión de tareas. Utilizo Todo Cloud,  una aplicación basada en la metodología GTD,  que consta fundamentalmente de listas a modo de contenedores donde  voy alojando mis tareas o proyectos. Esto tanto para lo   personal como para lo laboral. La clave de mi revisión semanal consiste en  revisar todas mis cosas. Por eso,  las que están atrasadas, las reprogramo; las que definitivamente no voy a hacer las  elimino; las que puedo delegar las reasigno. De este modo  obtengo  un panorama de trabajo global para la semana.
  7. Focalización. Utilizo la técnica del  Pomodoro para no dispersarme  usando Flat Tomato. Cuando comienza el contador me encadeno a mi escritorio para hacer mi revisión semanal, con mucha o poca energía, con entusiasmo o con repulsión, con lucidez o confusión. Pero no la dejo por nada.

 

Beneficios de Revisión Semanal.

Después de un tiempo de practicar la revisión semanal me gustaría compartir contigo los beneficios que he descubierto:

  1. Un nuevo estado de conciencia. Tal como señala José Miguel Bolívar uno de los beneficios de la revisión semanal es un estado de alerta global de lo que quieres hacer una vez que has vaciado tu mente en un sistema externo confiable.
  2. Te liberas del estrés, de la falta de control, de actuar como un autómata haciendo cosas que no sabes muy bien porque las haces
  3. Fortalece el carácter al practicar constantemente las acciones se transforman en hábitos: registrar, procesar, decidir, hacer, evaluar.
  4. Pasar del   caos personal al cosmos existencial.  Con una buena revisión semanal, la entropía del sistema personal se puede transformar en un nuevo micro universo  con sentido y factibilidad, donde nada quede al azar, donde todo tiene sentido, contexto y tiempo.
  5. Realización personal. Este ritual ha incrementado significativamente el grado de ejecución tanto entre lo que debo hacer y lo que quiero hacer porque mejora considerablemente la toma decisiones personales. En mi trabajo me siento con más  iniciativa, creatividad y compromiso, muy energizado y muy flexible. Y en el plano personal he logrado ser sistemático y progresar con aquellas iniciativas que nadie me pide pero son mis compromisos  conmigo mismo, con mi familia y con el mundo que me rodea.

 

Conclusión.

La revisión semanal es odiosa es cierto.  Pero contar un repertorio semanal de  proyectos, compromisos y  próximas acciones a realizar  no se cambia por nada, pues parte del éxito profesional y personal pasa por este camino. En otras palabras, si quieres jugar un buen partido y ganar, recuerda que lo primero no son tus ganas ni tus cualidades, pues no juegas solo y los 90 minutos se pueden sentir como una eternidad ante adversarios que te tomen por sorpresa. Lo primero es tener un buen análisis, una buena estrategia y diversas tácticas para triunfar y eso se logra a puertas cerradas en una buena conversación de camarín,  después en el campo, todo es juego y pasión.

 

Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

Claves para formar hábitos según la ciencia

nuevo hábito

“Todo cambio es difícil al principio, desordenado en el medio y tan precioso al final.” ~ Robin Sharma

¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18 años?

Aprender y entrenarse en los hábitos de la metodología GTD requiere mucho esfuerzo, perseverancia y resiliencia.  Por lo tanto, no es de extrañar que algunos desistan y otros perseveren. El desafío es más complejo cuando un equipo de trabajo decide aprender e implementar esta metodología.

En mi trabajo estoy impartiendo un taller semanal y después de varias sesiones ya aparecen las tensiones, pues los nuevos hábitos de   de  capturar, aclarar y procesar requieren práctica. Y algunos están a punto de “tirar la toalla” y otros parecen atletas en entrenamiento para una olimpiada. Lo segundo que he observado que la variable edad no es la  relevante. Ocurre que una directora de más de 60  años es una de las más entusiastas, mientras que varios jóvenes tienen dificultades para avanzar.  Pero más allá de lo observado la pregunta que me ha surgido es ¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18, 25, 35 o 45 años? Si ya no somos niños, ¿podemos seguir aprendiendo? Algunos dirán que si  y otros dirán que no.  Por lo anterior me dedique a buscar  y encontre la respuesta en la investigación de  Karol Dweck y en el poder de las pequeñas victorias, que  describo a continuación.

 

Mentalidad de Crecimiento v/s Mentalidad fija.

Karol Dweck, es una sicóloga que  ha estudiado el fenómeno de la perseverancia ante los desafíos o dificultades nuevas y ha descubierto que la respuesta del éxito y el fracaso no esta en los problemas enfrentados sino en  la mentalidad de los sujeto. Se ha hecho famosa con su libro  Mindset. Ella, ha demostrado que quienes enfrentan un desafío con mentalidad crecimiento, avanzan mediante ensayo y error, intentan diversas estrategias para resolver problemas. Ellos creen que las cualidades se pueden desarrollar mediante el esfuerzo. En cambio quienes enfrentan un nuevo problema con mentalidad fija, al equivocarse experimentan vergüenza, se sienten tontos y desisten, porque creen que sus cualidades están talladas en piedra, son los que son y punto. Pero lo más relevante de su investigación es haber demostrado que quienes tienen la mentalidad de crecimiento desarrollan su cerebro, crean más conexiones neuronales y literalmente son más inteligentes. En cambio quienes huyen del error no desarrollan sus habilidades y se estanca su crecimiento.

Por lo tanto aprender los hábitos GTD no tiene mucho que ver con la edad sino más bien con la mentalidad que tenemos al enfrentar el desafío de capturar, aclarar, procesar y revisar. Si creemos que con esfuerzo podemos desarrollar habilidades nada nos detendrá en nuestro aprendizaje. Pero si creemos que no tenemos habilidad y ya no podemos cambiar, estaremos perdidos

Si quieres profundizar más en estos conceptos te dejo esta conferencia magistral de Carol Dweck  en TED.

 

 

El Poder de las Pequeñas Victorias

Por lo tanto, aprender un nuevo hábito no es sólo un ejercicio mecánico, ante todo, es una conversación interna con uno mismo. Estar atento a lo que nos decimos cuando fallamos en algo, es fundamental para aprender  perseverar. Afortunadamente es posible cambiar de mentalidad tal como comente en  aprende GTD con hábitos optimistas. Es decir,  podemos emprender nuevos hábitos  hackeando nuestro cerebro usando a nuestro favor el poder de las pequeñas victorias.

Una segunda respuesta la encontré en  una interesante publicación  sobre El poder de las pequeñas victorias. En este artículo se señala que el hacer seguimiento a los pequeños logros aumentan la motivación. Por lo tanto, registrar el  propio progreso ayuda a apreciar las pequeñas victorias. Este ejercicio aumenta nuestra confianza. Así podemos  intentar nuevos esfuerzos y buscar mayores victorias.  El fundamento de este círculo virtuoso reside en la activación del circuito de recompensa en el cerebro, después de cada logro. En particular se libera un neurotransmisor llamado dopamina que nos da energía y nos da una sensación de sentirnos bien y además nos motiva para avanzar hacia lo que desencadenó su liberación.

Tips para usar el poder de las pequeñas victorias.

Por lo anterior, para comenzar un nuevo hábito, lo relevante no es la edad sino la actitud que tengamos hacia el nuevo desafío. Y si sabemos que la dopamina puede conspirar a nuestro favor, sólo queda crear un buen plan y actuar . Aquí  te dejo algunos tips que pueden ayudarte en tus pequeñas batallas:

  • Crea un sistema de registro de tus tareas del día, puede ser un sistema de baja tecnología como un papel y lápiz o una aplicación de tu preferencia Para GTD hay una buena cantidad de aplicaciones. Pero más allá de la forma, la clave es registrar, hacer y luego disfrutar el placer de tachar.
  • Crea un pequeño ritual al final de tu jornada para establecer las prioridades y acciones  a realizar en el día siguiente. Para ello procesa tus bandejas de entradas tales como los documentos en tu escritorio, los mensajes en tu correo electrónico, tus llamados telefónicos, tu correo personal etc. De este modo, tu mente tendrá claridad respecto a las acciones a realizar y no serás reactivo.
  • Una vez a la semana revisa tu sistema de registro sea tu libreta o tu aplicación preferida.  Elige el espacio y momento adecuado, donde no tengas interrupciones. No necesariamente será en tu lugar de trabajo, puede ser en tu casa o en buen café. Prepara muy bien el ambiente, un escritorio despejado, una buena taza de café, te o un buen mate pueden crear condiciones adecuadas para que tu cerebro se localice en la revisión. Además puedes seleccionar alguna música que facilite tu concentración.
  • Si tu problema es la dispersión usa la técnica  del Pomodoro para mantener lapsos intensos de concentración. Tanto en Android o en IOS hay varias aplicaciones. Y disfruta el placer de terminar contra viento y marea tus pomodoros diarios.
  • Si te desanimas al iniciar algún nuevo hábito, conversa con otras personas en que estas. Esto incrementa la motivación y el compromiso
  • Si te parece monótono revisar diariamente tus acciones significativas en la formación de un nuevo hábito, únete a  otros que están en la misma cruzada que tú. Para esto te recomiendo Coach.me.

Conclusión.

Si tenemos más de 18 años, iniciar un nuevo hábito es un gran desafío. Por eso, si estamos iniciándonos en la metodología GTD no nos debe extrañar las dificultades. Ahora bien, si queremos ganar la batalla,  lo primero es mentalizarnos postivamente, y  lo segundo es practicar constantemente. Para esto, un buen truco que refuerza nuestra voluntad,  nuestras emociones y pensamientos positivos es usar el poder de las pequeñas victorias. Por lo  tanto, no abandones tus cruzadas personales, elige batallas pequeñas que día a día te permitirán conquistar más y más  terreno en el mundo de la efectividad personal.
Imangen tomada de apleno.net.

 

Claves para formar hábitos según la ciencia