Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

Hay cierto tipo de tareas que son grandes y pesadas. Hay cierto tipo de proyectos que requieren mucho tiempo  y concentración. Algunas actividades tales como: escribir un informe, hacer una presentación, confeccionar un presupuesto, revisar evaluaciones, son tareas importantes que difícilmente se pueden realizar en poco tiempo o en cualquier momento. Si a esto le sumamos que en el lugar de trabajo existe interacción con distintos clientes, compañeros y jefaturas, también nos daremos cuenta que las interrupciones son un sabotaje constante. Para este tipo de desafíos el Timeboxing es un pequeño truco con gran efectividad.

El Timeboxing (caja de tiempo) es la asignación de un tiempo fijo a una actividad determinada. Usar estas cajas de tiempo es una buena alternativa para quienes  tienen entre sus manos un proyecto  que  necesitan realizar antes de una fecha determinada. De este modo pueden progresar sistemáticamente en el logro de un objetivo. Por ejemplo, si alguien prepara una informe mensual para su jefe. Hace una cálculo y estima que necesita 5 horas de trabajo. Bien, con está técnica puede bloquear todos los días la primera hora de su jornada. De este modo, al quinto día de trabajo es altamente probable pueda terminar este informe. Ahora bien, si al avanzar se da cuenta que requiere más tiempo, hace los ajustes. Por el contrario, una mala práctica sería postergar el informe hasta el último momento. Esto es  el día antes, ocupando toda la jornada, suspendiendo citas y compromisos y con altos niveles de ansiedad y con mayores probabilidades de cometer errores. Para evitar esto último, el timeboxing es una buena técnica.

El buscar el mejor tiempo para estas cajas de tiempo es crucial. Si sabemos que desde las 10 de la mañana en adelante lo normal es interactuar con  compañeros de trabajo o estar disponible para diversos requerimientos, lo lógico es bloquear el tiempo antes de esa hora. Aquí sería desde 8.30 a 9.30 hrs.  Además, hemos de considerar que en este  horario nuestros niveles de energía son buenos, y por ende, trabajaremos de mejor manera.

El espacio también es relevante, pues, si “nos vamos a encerrar en una caja de tiempo” la idea es que nadie entre. Pues, una interrupción de tres minutos, puede requerir cinco para retomar el nivel de concentración. Esto es difícil si no contamos con un espacio privado.  Para quienes cuentan con secretaría, la solución es sencilla, solicitan bloquear en la agenda esta hora y piden no ser interrumpido. Para quienes no tienen esa posibilidad, otra alternativa es buscar un espacio distinto para “perderse” por una hora. Años atrás, trabajaba como rector en un colegio en Iquique, y las interrupciones y solicitudes eran constantes y debía terminar un proyecto importante. Esto me estaba poniendo muy ansioso.  Por lo que decidí salir de mi oficina durante una semana, por una hora a una sala de clases de un grupo electivo que se ocupaba sólo en las tardes. Esto fue genial, lleve mi notebook  y un par de carpetas y al término de la semana tenía un documento muy robusto y consistente.  Ahora bien, si eres independiente, otra alternativa es instalarte en un Café con tus audífonos, buena música y bloquear el tiempo que sea necesario.

Resumiendo, el practicar el timeboxing es una pequeño truco con gran efectividad en la gestión de proyectos o tareas que requieren mucho tiempo y concentración. Si no lo has ejercitado, te invito a intentarlo y luego comentar tus resultados.

(Imagen tomada de Mindtools.com)